GESTION EFICAZ DEL TIEMPO...LABORAL (y III)

(continuación)


   Correo electrónico: No se debe trabajar con el correo electrónico abierto permanentemente (pendiente de cada correo que entra) ni del administrador de tareas o la agenda electrónica. Al igual que en el móvil hay que buscar franjas horarias para ello.

            Pero lo que NO debemos hacer nunca es en cada correo que enviemos poner en copia a “tó quisqui” (expresión andaluza de "a todo el mundo"), es decir no se puede utilizar el correo para sacarse una tarea de encima o para decirle a uno que está en copia, que él también estaba en el asunto y que tiene responsabilidad en el mismo. Como norma general ha de gestionar el correo aquél o aquellos a los que vayan dirigidos. Los demás (en copia) están de invitados por si quieren estar informados aunque, evidéntemente, puedan contestar.

            Asimismo, el correo no puede ser una “penitencia” que te exculpe de tus pecados y mucho menos de tus responsabilidades. El hecho de enviar una tarea de tú responsabilidad a un tercero NO te exime de su seguimiento y su gestión satisfactoria.

            Hemos de tener mucho cuidado con lo que se escribe dado que los correos no tienen sentimientos y la impresión que causa en el destinatario depende un 100% del estado de ánimo del que lo recibe. También, se ha de evitar confrontaciones dialécticas “por escrito” que sirven de escudo para no dar la cara. Es mucho mejor descolgar el teléfono o quedar en hablarlo para aclarar los asuntos. Con personas externas a tú Empresa puede ser letal para la misma si es un Cliente y con personas internas “enturbian” tus relaciones con compañeros que tendrás que ver, casi a diario  (aunque estés deslocalizado geográficamente dentro de tu misma Empresa) y no podrás contar con su apoyo y ayuda gratuita para nada (no hay “buen rollo”).

           Respecto a la forma de escribir en los correos hemos de hacerlo de forma gramaticalmente correcta, sin faltas de ortografía y sobretodo con respeto y educación por mucha prisa que tengamos. Tan sólo está permitido escribir de forma “más coloquial y menos correcta” cuando lo haces con las personas de tú propio equipo Y UNA VEZ CONSENSUADO CON ELLOS dado que, es cierto, se optimiza el tiempo de redacción y envío. 

            Redes sociales.-Ante esta nueva realidad y sin entrar en el análisis de su bondad o no, creo que a nivel laboral puede ser la más perjudicial si se hace un mal uso de ellas por la gran dosis de “pierdetiempo” que puede comportar a sus usuarios en relación a los objetivos laborales y focalización de las tareas a realizar. No obstante, existen algunas de ellas como LINKEDIN que bien usada puede ser una fuente potente como herramienta de trabajo y fuente de información (aconsejo seguir el blog http://www.exprimiendolinkedin.com de Pedro de Vicente).

        Pero, seamos realistas y lo normal es que las personas suelan utilizarlo no para enriquecerse y aprovecharse como herramienta útil de trabajo sino como distracción y “pasatiempo” y por ello, si no debe ser prohibido su uso, sí quizá debe ser limitado. Pensad, como Empresarios, en la utilización desmesurada e irracional de tuenti, facebook, twitter, youtube, etc. en la jornada laboral. Particularmente creo que son herramientas para el fin de semana o para los intervalos de desconexión positiva durante las pausas del trabajo.

         No obstante, dicho lo dicho, ahora viene lo más complicado…BUSCAR EL EQUILIBRIO personal en función de nuestras capacidades, fuerza de voluntad, nivel de concentración, etc. para que las distintas cabezas del posible “demonio destructor” se conviertan en tú aliado laboral.

NO OLVIDEMOS QUE PROYECTAMOS NUESTRA PERSONALIDAD A TRAVÉS DEL USO DE ESTA NUEVA FORMA DE RELACIONARNOS Y COMUNICARNOS !! (os suena la frase: “joder, otra vez este tío…que pelmazo !!! o aquellos que ponen en copia a todo el mundo tenga o no tenga que ver con el asunto y te llena el correo con su día a día…).

          De como hagamos uso de nuestros medios y herramientas laborales así nos catalogaran nuestros interlocutores. Es decir, si somos serios y profesionales contestando lo mail´s, si cogemos siempre el teléfono o tenemos nuestros espacios, si usamos el contestador o no, si acostumbramos a alguien cuando algo sea urgente a que nos envíe un sms, etc… 

Por tanto, debemos tener una agenda muy bien planificada pero también se ha de ser flexible según las circunstancias personales, del entorno, del equipo o del negocio. NO PODEMOS SER RÍGIDOS CON NUESTRA AGENDA Y MUCHO MENOS QUE ESTA NOS HAGA RÍGIDOS !!!.

También puedes antes de irte de la oficina (sirve para ir desconectando) planificar mentalmente “el día siguiente”. Intentar salir de la oficina con una idea clara de la agenda y prioridades para la próxima jornada y DESCONECTAR POSITIVAMENTE LA MENTE !!!

CONCLUSIÓN.-

El famoso estrés por la sensación de pérdida de tiempo con la cantidad de tareas pendientes de realizar, tiene una relación directa con la planificación y el orden de tú agenda. Cuánto menos planificas y ordenas más estrés y viceversa.

            Pero aún así, no te olvides que tú debes ser el gestor de tú propio tiempo y que en “TU CAOS MANDAS TÚ”... las Empresas básicamente valoran cada vez más los resultados y no tú metodología ni tiempo invertido en su consecución.  

      "MIS 10 REGLAS PARA EXPRIMIR MEJOR EL TIEMPO LABORAL".-

1.      PIENSA SOBRE PAPEL (quién no escribe…olvida)

2.      ESTABLECER FECHAS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS.

3. TRABAJA CON UNA LISTA DE TAREAS Y CUANDO VENGA UNA MAS CLASIFÍCALA Y PONLA EN LA LISTA.

4.      RESERVA UN 60% DEL TIEMPO A TAREAS PROPIAS.

5.      ESTABLECER PRIORIDADES Y SABER DECIR NO.

6.   NO HAGAS SIEMPRE LO MAS PEQUEÑO Y CÓMODO (TRÁGATE PRIMERO "EL SAPO" QUE MENOS TE GUSTE).

7.      LIMITAR LAS REUNIONES Y SU DURACIÓN.

8.   NO CONTESTAR EL TELÉFONO NI LOS SMS SIEMPRE NI TRABAJAR CON EL CORREO ABIERTO PERMANENTEMENTE. LAS REDES SOCIALES PARA DESCONECTAR Y LOS FINES DE SEMANA !!!.

9.      SUPRIMIR VIAJES INNECESARIOS.

10. PLANIFICAR DÍA A DÍA Y SEMANA A SEMANA Y…PLANIFICAR, PLANIFICAR, PLANIFICAR !!!.

    Quizá si me tuviera que quedar con una regla y SOLO UNA diría la siguiente:

            “NUNCA HAY TIEMPO SUFICIENTE PARA HACER TODO LO QUE TIENES QUE HACER, PERO SIEMPRE HAY TIEMPO SUFICIENTE PARA HACER LAS COSAS MAS IMPORTANTES” (BRIAN TRACY).

            Por último,  decir que cuando estamos desplanificados, sin rumbo, con órdenes y contra órdenes (orden + contra orden = desorden) etc, nos  desmotivamos y muchas veces nos quedamos esperando que llegue alguien y nos motive para ser la clase de persona que nos gustaría ser. EL PROBLEMA ES QUE NADIE LLEGA AL RESCATE….HAZLO TU APOYÁNDOTE EN TU PROPIA MOTIVACIÓN !!!.

              Y recuerda...REFLEXIONORA !!!.

NB: Este primer tema sobre GESTION EFICAZ DEL TIEMPO...LABORAL, compuesto de tres artículos, quiero dedicárselo a PAMELA VELOZO quién desde Argentina y como voluntaria del Centro de Emprendedores de la Facultad de Económicas de la Universidad de Buenos Aires, colabora en la difusión de REFLEXIONORA a través de WWW.EMPRESAS.COM.AR

GESTION EFICAZ DEL TIEMPO…LABORAL (II)

NB: Os adjunto un artículo publicado posteriormente a mi anterior post donde se habla de la importancia de "decir no" como complemento a mi reflexión.

    http://www.expansion.com/2011/08/05/empleo/desarrollo-de-carrera/1312556372.html

                                                                                                              (continuación)

El día a día laboral está gobernado por el que yo denomino “demonio destructor”, el verdadero monstruo que pone en tú camino golosinas para distraer tú atención tales como las reuniones, el teléfono móvil, internet, los correos electrónicos, y actualmente las redes sociales entre la más destacadas de un largo etcétera. Por tanto, más que nunca se impone la necesidad de saber utilizar los avances tecnológicos para que trabajen para ti mejorando tu calidad de vida laboral y que no se conviertan en un “pierdetiempo” o lo que es peor aún… en esclavos de ellos.

No pretende este blog organizar la vida de nadie pero sí reflexionar sobre ciertos hábitos que pueden ayudarnos y adaptarlo a nuestro biorritmo laboral.

Analicemos algunas de las múltiples cabezas de este monstruo:

Reuniones: En el capítulo de las reuniones de Empresa y con terceros se ha de limitar el número de las mismas y su duración (se aconseja NO superior a 2 horas en las normales), excepto en casos excepcionales. Se ha de saber que es de interés general para todos los asistentes y qué se puede abordar en reuniones específicas o monográficas con ciertos miembros que liberan al resto de asistentes de asuntos no relacionado con su competencia y optimizan su tiempo.

Las reuniones TIENEN QUE TENER UN ORDEN DEL DIA y un moderador dado que de lo contrario se convierten en algo parecido a lo que vemos en algunos programas de TV y radio…un auténtico caos y anarquía comunicativa. Todo ello conduce a lo que los refinados de estos asuntos llaman “fracaso en la ejecución” y que es uno de los mayores problemas en las organizaciones de hoy.

Las reuniones han de ser dinámicas y multidireccionales y sobretodo PARTICIPATIVAS. Un buen responsable/moderador de una reunión NO puede permitir que a la finalización de ésta no hayan dado su opinión TODOS sus participantes. La mayor fuente de riqueza de una Organización es la capacidad de opinión de cada uno de sus colaboradores (internos y externos). Nunca me han gustado aquellos miembros de un equipo que JAMAS dicen nada, o casi nada, en las reuniones (foro adecuado) y después son los principales actores lingüísticos de los pasillos y desayunos (foro inadecuado).

Existen varios tipos de reuniones dentro de una organización pero yo me he sentido muy a gusto en el modelo que describo a continuación:

ANUAL (un fín de semana con ocio).- Suele ser la que se realiza al comienzo de cada ejercicio (unos las llaman Kick-Off, otros POA, etc.) y es donde se transmite a todos los miembros de la organización (o a sus mandos intermedios quién posteriormente deben capilarizarlo a  sus equipos) la estrategia de la Empresa. ESTE PLAN ESTRATEGICO HA DE SER CONSENSUADO Y FIRMADO POR TODOS LOS RESPONSABLES DIRECTIVOS Y MANDO INTERMEDIOS Y SE RECOMIENDA APROVECHAR UN FIN DE SEMANA EN UN ENTORNO AGRADABLE Y CONYUGAL (sí, sí con la inclusión de las parejas de cada miembro !!!).

TRIMESTRAL O SEMESTRAL (una mañana o tarde, máximo 1 día).- Suelen ser de seguimiento del plan estratégico anterior donde se van viendo las tendencias y los cumplimientos de los hitos más relevantes. En ellas puede haber cambios respecto a la estrategia principal o revisiones de la misma aunque lo normal y más saludable sea que se adopten nuevas tácticas consensuadas para conseguir los objetivos ya aprobados del Plan Estratégico.

MENSUAL (una mañana o tarde).- Estas son más enfocadas al seguimiento de los objetivos y deben de sectorizarse por funciones tales como comerciales, producción, financieras, administrativas, etc. Lo más importante de estas reuniones son el seguimiento de los hitos intermedios marcados y la aportación de tácticas nuevas para poder conseguir los objetivos optimizando recursos. En algunas empresas emplean un contador doble de “tiempo invertido-objetivos anuales alcanzados” que puede ser idóneo y motivante en momentos de bonanza económica y perjudiciales y desmotivantes en momentos de carencia.

 SEMANAL (1-2 horas).- Estas son las que yo denomino operativas, es decir, las que debemos de celebrar todos los miembros del equipo (de una Delegación, de una Dirección, de un Departamento, etc) con un orden del día que lo debe de marcar la lectura del acta de la reunión anterior dado que en él debemos de reflejar los hitos a corto plazo que se han alcanzado. Esta reunión es para mí de vital importancia para tener el pulso del día a día en las tareas de responsabilidad directa asignadas y las del resto donde suele haber también tareas encadenadas a la realización y coordinación previa con otros miembros. ES FUNDAMENTAL EN ESTAS ACTAS REFLEJAR QUE SE DEBE DE HACER Y QUIEN ES EL RESPONSABLE DIRECTO DE LA EJECUCION Y EN QUE PLAZO DE TIEMPO, es decir concretar la acción. Las actas han de ser vivas y no deben de tener asuntos enquistados en el tiempo y si es así deben ser analizadas para su resolución o eliminación permanente. Suelen ser muy aptas a primera hora de los lunes o a última hora de los viernes dado que tanto una como otras puede ser utilizada para programar la semana que tenemos por delante o analizar la semana que termina.

DIARIAS (5-10 minutos).- Estas reuniones las suelo utilizar a nivel personal, es decir, ese pequeño tiempo al empezar o terminar una jornada donde repasamos nuestra agenda, listado de tareas o planificación en general. Yo no soy partidario de hacerlas con más personas pero cada vez más la tendencia del management moderno es el de realizar una “mini reunión”, de no más de 10 minutos, para repasar las tareas del día del equipo y marcar/recordar las prioridades. No lo he practicado nunca pero tiene una sólida argumentación en la focalización de las tareas y conocimiento global de todo lo que van a hacer cada miembro del equipo (coordinación sincronizada). 

           

El mayor peligro de las reuniones son los monólogos de los responsables/moderadores y el silencio de los participantes pero también lo antagónico, es decir, de aquel participante, que no para de hablar sin dejar intervenir a nadie y que consume tiempo sin concretar acciones. Muchas personas confunden “actividad” con “logro”. Hablan continuamente, son responsables de reuniones interminables y hacen planes maravillosos, pero ninguno de ellos hace o terminan las tareas encomendadas ni obtiene el resultado consensuado.

            Una fuente de ahorro de costes para la Empresa y que ayuda a gestionar mejor nuestro tiempo es ser muy selectivos a la hora de realizar un viaje para reuniones. Hoy día se puede establecer reuniones mediante “conference call” u otras formas de comunicación “on line”.

 Y por último y sin embargo lo más importante de todo en las reuniones es LA PUNTUALIDAD Y EL SABER ESCUCHAR sin interrumpir al que está en uso de la palabra, algo que debería ser la norma a respetar por todos y a custodiar por el responsable/moderador. No hay mayor falta de respeto y educación hacia el resto de compañeros/colaboradores que el incumplimiento de este binomio básico de las buenas maneras y formas laborales. Pensemos en cuántas horas perdidas para la Empresa suponen la impuntualidad del comienzo de las mismas y cuántas reuniones ineficaces se celebran donde al final terminamos todos en ver quién es el que habla más alto o celebrándose varias reuniones heterogéneas dentro de la misma…un auténtico caos.

Teléfono Móvil: NO se puede contestar el móvil cada vez que suena o nos envían un sms (prohibido SIEMPRE en reuniones como en los cines !!). Debemos de establecer franjas diarias donde poder realizar las llamadas programadas o contestar a nuestros interlocutores en aquellas que entendamos son prioritarias. Muchas personas abren tres franjas diarias de activación del teléfono móvil, una por la mañana temprano, otra al mediodía y otra por la tarde al final de la jornada laboral. Evidéntemente la de por la mañana es la más importante laboralmente dado que es la que nos hace realizar muchas de nuestras tareas programadas.

Las llamadas de teléfono móvil y los envíos de sms han de ser lo más breve que el asunto requiera. Quiero decir con esto que si hay que estar 20 minutos en una conversación por que esté justificado o escribir 200 palabras en un sms no hay ningún problema, ahora bien, conversaciones/sms largos sin sentido y redundantes (pensemos cuántas veces, escuchando “a otros”, nos damos cuenta que están en una conversación circular donde se repiten los argumentos varias veces en el transcurso de la misma). Yo soy partidario de “muchas llamadas de pocos minutos” frente a “pocas llamadas de muchos minutos”. PENSEMOS QUE LO IMPORTANTE DE UNA CONVERSACION TELEFONICA LABORAL SE SUELE DECIR EN EL PRIMER TERCIO DE LA MISMA !!!.  

No se debe de llamar por teléfono para cualquier cosa intrascendente. Existe la posibilidad de enviar sms´s que es bastante menos agresivo (no interrumpe tanto) que un teléfono permanentemente sonando.

Evidentemente no quiero decir con esta forma de uso del móvil que no se esté conectado si se quiere las 24 horas del día, sino que NO se gestionen todas las llamadas como si fueran prioritarias. Lo que es prioritario es nuestro plan diario de acción !!!.

NB: Yo estoy conectado siempre por si surgen llamadas familiares (que deben ser siempre atendidas) pero para el resto atiendo el móvil dependiendo de la prioridad y de la tarea que esté haciendo. 

Internet: Sin lugar a dudas es la herramienta que va a revolucionar nuestra era y que determinará nuestra forma de comunicarnos de los próximos años. Es la “nueva imprenta” del siglo XXI que cambiará los hábitos y muchos paradigmas de nuestra sociedad, es la “socialización de la información y el conocimiento” a golpe de “clic”, etc. Todo eso y muchas más definiciones, aplicaciones y consecuencias son ciertas, pero ¿ como podemos hacer un buen uso de ellas en el ámbito laboral ?. Evidentemente utilizándola como cada uno estime oportuno para el desempeño de sus funciones de forma responsable. No se pueden dar normas al igual que hacemos con otras herramientas dado que depende del área (comercial, técnica, administrativa, RRHH, etc.) funcional donde desempeñes tú actividad laboral. Ahora bien, dejadme que os diga que independientemente de la posible intranet y sus herramientas corporativas que tenga la Empresa donde trabajáis, existe la posibilidad de configuración de una página principal con la herramienta iGoogle que creo merece la pena su utilización personalizada con los “gadgets” que estimes oportunos. Os doy un “pantallazo” de la que utilizo por si os sirve de ejemplo:

Como podéis observar en la descripción de la página principal mi configuración tiene, buscador de google,  gmail, el santoral del día, wikipedia, el diccionario de la RAE, un traductor simultáneo de idiomas, un diccionario de idiomas, noticias de prensa de carácter general y económico, selector de cadenas de radio y  youTube. Os garantizo que me es indispensable para estar informado “al día” (no tardo más de 15 minutos) y mí trabajo cotidiano.

Y recuerda...REFLEXIONORA !!!.