PRELIMINAR.-
Tan sólo quiero aportaros REFLEXIONES y experiencias que llevo (o intento llevar a cabo) en mi vida laboral y aunque no lo consigo al 100%, me ayudan. Si en algo os puede facilitar vuestro “día a día”, me doy por satisfecho.
IDENTIFICACION DEL PROBLEMA.-
Cierto es que las nuevas tecnologías pueden facilitar la gestión del tiempo, pero mal usadas nos conducirán al estrés y la desmotivación. Hemos de centrarnos en priorizar las tareas y saber cuáles nos conducirán a alcanzar nuestros objetivos personales y de Empresa. Recuerda que el mayor lastre para conseguir estos objetivos radica en utilizar la MAYOR parte de tu tiempo en tareas que representan los MENORES porcentajes de tus objetivos aceptados.
Centrarse en las tareas que NO se pueden delegar, no dejar que el móvil, el correo electrónico o las redes sociales acaparen tú jornada y mucha, mucha planificación son algunas de las fórmulas sencillas de aplicar en la “gestión personal del tiempo” y muy difícil de aplicar en la realidad por el gran “demonio destructor” llamado “DIA A DIA”.
Por tanto, una buena primera norma puede ser reservar un 60% de tú tiempo a las actividades propias, es decir, todo lo que tienes que hacer tú mismo por no ser DELEGABLE y ser necesario para conseguir tus objetivos consensuados.
El “demonio destructor” nos bloquea la mente dado que nos pone delante múltiples actividades (normalmente nos la ponen otros) que nos desvían de nuestro camino y es muy fácil que nos dejemos llevar por él. Por ello, al final de cada jornada hemos de analizar si hemos realizado buena parte de nuestras tareas planificadas y corregir sus desvíos. Nosotros somos los que tenemos que controlar ( y expulsar si es preciso) a este Lucifer de nuestro camino, si es preciso.
Es ABSOLUTAMENTE IMPRESCINDIBLE ESTABLECER PRIORIDADES y no hacer “lo que te vaya surgiendo” o llegando sobre la marcha.
Es ABSOLUTAMENTE IMPRESCINDIBLE distinguir entre lo INELUDIBLE, lo INMEDIATO y lo INDIFERENTE.
Hemos de marcar en nuestra mente esta regla de las tres I con las letras A,B y C y a partir de ahí TODAS SON D… de delegación. Hemos de delegar aquello que no está en nuestro ABC. Ahora bien, delegar no es pasar ni “enmarronar” a nadie con lo que tú no quieres o no puedes hacer y es tú responsabilidad. Delegar es identificar que una tarea la puede realizar mejor y más rápido otra persona de tú equipo porque ni es tú función principal, ni aportas valor.
Las tareas se deben encargar por prioridades y ser conscientes que puede ser que alguna no de tiempo a hacerla, pero has de garantizar que se hacen las preferentes…en tiempo y forma (BINOMIO DEL ÉXITO).
Para poder establecer prioridades uno mismo tan sólo hay una fórmula:
“SABER DECIR, NO”
Es decir, no ceder cuando tú agenda está ocupada. Si has reservado un tiempo para realizar una tarea, no acceder a celebrar, por ejemplo, una reunión espontánea. Si lo haces una vez, creerán que lo puedes hacer siempre.
Hay que tener en cuenta que muchas tareas a realizar y consideradas como IMPORTANTES y URGENTES o PROBLEMAS acontecidos de forma súbita, dejan de serlo, algunas veces, con el mero paso del tiempo. Es decir, supongamos que nos pasan una tarea como “ineludible” y optamos por NO creérnoslo inicialmente por entender que no es así y la catalogamos, bajo nuestra responsabilidad, como “indiferente” (o incluso NO llegamos a hacerla). Si el emisor de la tarea (normalmente tú Jefe o un "brownmaker") insiste en su realización, ya sabemos que nos hemos equivocado y debemos de recatalogarla como ineludible y planificarla como "inmediata". Os aseguro que un porcentaje de asuntos en stand-by no son demandados por sus emisores jamás y/o se resuelven por otra vía demostrándonos que verdadéramente NO ERAN "INELUDIBLES".
Nunca he estado de acuerdo en las Empresas donde se prima las personas que a todo dicen que SÍ y luego son un mar de justificaciones y excusas. Debemos de fomentar y premiar a las personas de nuestra organización que saben decir NO por creer que no pueden asumir una tarea adicional sabiendo que son cumplidoras en sus responsabilidades y en lo que se comprometen. Es decir, se debe de premiar la EFICACIA no la VOLUNTAD DIALECTICA.
Aunque soy partidario de que una vez establecida las responsabilidades y objetivos personales y de Empresa, en el “caos” de cada uno manda uno mismo, es importante ser disciplinado y ordenado en tú trabajo. Las mesas de los que nunca dicen NO suelen ser un reflejo de su “caos mental”...
Debemos HUIR de las “tareas refugio”, que son las tareas con las que uno se encuentra normalmente cómodo, bien por que es su especialidad y las domina, bien porque les gusta y agrada. Estas deben ser las últimas en ejecutarse y las primeras, las tediosas (recomiendo un libro que se llama “tráguese ese sapo” de BRIAN TRACY). Este sería el caso de un Presidente de una Empresa que retrasa la definición del plan estratégico porque se pone a controlar la contabilidad dado que se encuentra más cómodo en lo segundo que en lo primero.
Pensemos que entre dos tareas que nos ocupen el mismo tiempo en desarrollarla quizá una de ellas nos va aportar mucho más valor a nuestros objetivos que la otra. ESA ES LA PRIMERA que debemos acometer !!!.
Por último y en esta mi primera reflexión dejadme que os muestre un video de STEPHEN COVEY que nos hace recapacitar de forma descriptiva sobre lo hablado hoy aunque él lo traslada al terreno de tú vida personal.
1º EL PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.-
2º) LA SOLUCION AL MISMO.-
Por último y en esta mi primera reflexión dejadme que os muestre un video de STEPHEN COVEY que nos hace recapacitar de forma descriptiva sobre lo hablado hoy aunque él lo traslada al terreno de tú vida personal.
1º EL PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.-
2º) LA SOLUCION AL MISMO.-
Y recuerda...REFLEXIONORA !!!.
