(continuación)
Correo electrónico: No se debe trabajar con el correo electrónico abierto permanentemente (pendiente de cada correo que entra) ni del administrador de tareas o la agenda electrónica. Al igual que en el móvil hay que buscar franjas horarias para ello.
Pero lo que NO debemos hacer nunca es en cada correo que enviemos poner en copia a “tó quisqui” (expresión andaluza de "a todo el mundo"), es decir no se puede utilizar el correo para sacarse una tarea de encima o para decirle a uno que está en copia, que él también estaba en el asunto y que tiene responsabilidad en el mismo. Como norma general ha de gestionar el correo aquél o aquellos a los que vayan dirigidos. Los demás (en copia) están de invitados por si quieren estar informados aunque, evidéntemente, puedan contestar.
Asimismo, el correo no puede ser una “penitencia” que te exculpe de tus pecados y mucho menos de tus responsabilidades. El hecho de enviar una tarea de tú responsabilidad a un tercero NO te exime de su seguimiento y su gestión satisfactoria.
Hemos de tener mucho cuidado con lo que se escribe dado que los correos no tienen sentimientos y la impresión que causa en el destinatario depende un 100% del estado de ánimo del que lo recibe. También, se ha de evitar confrontaciones dialécticas “por escrito” que sirven de escudo para no dar la cara. Es mucho mejor descolgar el teléfono o quedar en hablarlo para aclarar los asuntos. Con personas externas a tú Empresa puede ser letal para la misma si es un Cliente y con personas internas “enturbian” tus relaciones con compañeros que tendrás que ver, casi a diario (aunque estés deslocalizado geográficamente dentro de tu misma Empresa) y no podrás contar con su apoyo y ayuda gratuita para nada (no hay “buen rollo”).
Respecto a la forma de escribir en los correos hemos de hacerlo de forma gramaticalmente correcta, sin faltas de ortografía y sobretodo con respeto y educación por mucha prisa que tengamos. Tan sólo está permitido escribir de forma “más coloquial y menos correcta” cuando lo haces con las personas de tú propio equipo Y UNA VEZ CONSENSUADO CON ELLOS dado que, es cierto, se optimiza el tiempo de redacción y envío.
Redes sociales.-Ante esta nueva realidad y sin entrar en el análisis de su bondad o no, creo que a nivel laboral puede ser la más perjudicial si se hace un mal uso de ellas por la gran dosis de “pierdetiempo” que puede comportar a sus usuarios en relación a los objetivos laborales y focalización de las tareas a realizar. No obstante, existen algunas de ellas como LINKEDIN que bien usada puede ser una fuente potente como herramienta de trabajo y fuente de información (aconsejo seguir el blog http://www.exprimiendolinkedin.com de Pedro de Vicente).
Pero, seamos realistas y lo normal es que las personas suelan utilizarlo no para enriquecerse y aprovecharse como herramienta útil de trabajo sino como distracción y “pasatiempo” y por ello, si no debe ser prohibido su uso, sí quizá debe ser limitado. Pensad, como Empresarios, en la utilización desmesurada e irracional de tuenti, facebook, twitter, youtube, etc. en la jornada laboral. Particularmente creo que son herramientas para el fin de semana o para los intervalos de desconexión positiva durante las pausas del trabajo.
No obstante, dicho lo dicho, ahora viene lo más complicado…BUSCAR EL EQUILIBRIO personal en función de nuestras capacidades, fuerza de voluntad, nivel de concentración, etc. para que las distintas cabezas del posible “demonio destructor” se conviertan en tú aliado laboral.
Respecto a la forma de escribir en los correos hemos de hacerlo de forma gramaticalmente correcta, sin faltas de ortografía y sobretodo con respeto y educación por mucha prisa que tengamos. Tan sólo está permitido escribir de forma “más coloquial y menos correcta” cuando lo haces con las personas de tú propio equipo Y UNA VEZ CONSENSUADO CON ELLOS dado que, es cierto, se optimiza el tiempo de redacción y envío.
Redes sociales.-Ante esta nueva realidad y sin entrar en el análisis de su bondad o no, creo que a nivel laboral puede ser la más perjudicial si se hace un mal uso de ellas por la gran dosis de “pierdetiempo” que puede comportar a sus usuarios en relación a los objetivos laborales y focalización de las tareas a realizar. No obstante, existen algunas de ellas como LINKEDIN que bien usada puede ser una fuente potente como herramienta de trabajo y fuente de información (aconsejo seguir el blog http://www.exprimiendolinkedin.com de Pedro de Vicente).
Pero, seamos realistas y lo normal es que las personas suelan utilizarlo no para enriquecerse y aprovecharse como herramienta útil de trabajo sino como distracción y “pasatiempo” y por ello, si no debe ser prohibido su uso, sí quizá debe ser limitado. Pensad, como Empresarios, en la utilización desmesurada e irracional de tuenti, facebook, twitter, youtube, etc. en la jornada laboral. Particularmente creo que son herramientas para el fin de semana o para los intervalos de desconexión positiva durante las pausas del trabajo.
No obstante, dicho lo dicho, ahora viene lo más complicado…BUSCAR EL EQUILIBRIO personal en función de nuestras capacidades, fuerza de voluntad, nivel de concentración, etc. para que las distintas cabezas del posible “demonio destructor” se conviertan en tú aliado laboral.
NO OLVIDEMOS QUE PROYECTAMOS NUESTRA PERSONALIDAD A TRAVÉS DEL USO DE ESTA NUEVA FORMA DE RELACIONARNOS Y COMUNICARNOS !! (os suena la frase: “joder, otra vez este tío…que pelmazo !!! o aquellos que ponen en copia a todo el mundo tenga o no tenga que ver con el asunto y te llena el correo con su día a día…).
De como hagamos uso de nuestros medios y herramientas laborales así nos catalogaran nuestros interlocutores. Es decir, si somos serios y profesionales contestando lo mail´s, si cogemos siempre el teléfono o tenemos nuestros espacios, si usamos el contestador o no, si acostumbramos a alguien cuando algo sea urgente a que nos envíe un sms, etc…
Por tanto, debemos tener una agenda muy bien planificada pero también se ha de ser flexible según las circunstancias personales, del entorno, del equipo o del negocio. NO PODEMOS SER RÍGIDOS CON NUESTRA AGENDA Y MUCHO MENOS QUE ESTA NOS HAGA RÍGIDOS !!!.
También puedes antes de irte de la oficina (sirve para ir desconectando) planificar mentalmente “el día siguiente”. Intentar salir de la oficina con una idea clara de la agenda y prioridades para la próxima jornada y DESCONECTAR POSITIVAMENTE LA MENTE !!!
CONCLUSIÓN.-
El famoso estrés por la sensación de pérdida de tiempo con la cantidad de tareas pendientes de realizar, tiene una relación directa con la planificación y el orden de tú agenda. Cuánto menos planificas y ordenas más estrés y viceversa.
Pero aún así, no te olvides que tú debes ser el gestor de tú propio tiempo y que en “TU CAOS MANDAS TÚ”... las Empresas básicamente valoran cada vez más los resultados y no tú metodología ni tiempo invertido en su consecución.
"MIS 10 REGLAS PARA EXPRIMIR MEJOR EL TIEMPO LABORAL".-
1. PIENSA SOBRE PAPEL (quién no escribe…olvida)
2. ESTABLECER FECHAS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS.
3. TRABAJA CON UNA LISTA DE TAREAS Y CUANDO VENGA UNA MAS CLASIFÍCALA Y PONLA EN LA LISTA.
4. RESERVA UN 60% DEL TIEMPO A TAREAS PROPIAS.
5. ESTABLECER PRIORIDADES Y SABER DECIR NO.
6. NO HAGAS SIEMPRE LO MAS PEQUEÑO Y CÓMODO (TRÁGATE PRIMERO "EL SAPO" QUE MENOS TE GUSTE).
7. LIMITAR LAS REUNIONES Y SU DURACIÓN.
8. NO CONTESTAR EL TELÉFONO NI LOS SMS SIEMPRE NI TRABAJAR CON EL CORREO ABIERTO PERMANENTEMENTE. LAS REDES SOCIALES PARA DESCONECTAR Y LOS FINES DE SEMANA !!!.
9. SUPRIMIR VIAJES INNECESARIOS.
10. PLANIFICAR DÍA A DÍA Y SEMANA A SEMANA Y…PLANIFICAR, PLANIFICAR, PLANIFICAR !!!.
Quizá si me tuviera que quedar con una regla y SOLO UNA diría la siguiente:
“NUNCA HAY TIEMPO SUFICIENTE PARA HACER TODO LO QUE TIENES QUE HACER, PERO SIEMPRE HAY TIEMPO SUFICIENTE PARA HACER LAS COSAS MAS IMPORTANTES” (BRIAN TRACY).
Por último, decir que cuando estamos desplanificados, sin rumbo, con órdenes y contra órdenes (orden + contra orden = desorden) etc, nos desmotivamos y muchas veces nos quedamos esperando que llegue alguien y nos motive para ser la clase de persona que nos gustaría ser. EL PROBLEMA ES QUE NADIE LLEGA AL RESCATE….HAZLO TU APOYÁNDOTE EN TU PROPIA MOTIVACIÓN !!!.
Y recuerda...REFLEXIONORA !!!.
NB: Este primer tema sobre GESTION EFICAZ DEL TIEMPO...LABORAL, compuesto de tres artículos, quiero dedicárselo a PAMELA VELOZO quién desde Argentina y como voluntaria del Centro de Emprendedores de la Facultad de Económicas de la Universidad de Buenos Aires, colabora en la difusión de REFLEXIONORA a través de WWW.EMPRESAS.COM.AR
Y recuerda...REFLEXIONORA !!!.
NB: Este primer tema sobre GESTION EFICAZ DEL TIEMPO...LABORAL, compuesto de tres artículos, quiero dedicárselo a PAMELA VELOZO quién desde Argentina y como voluntaria del Centro de Emprendedores de la Facultad de Económicas de la Universidad de Buenos Aires, colabora en la difusión de REFLEXIONORA a través de WWW.EMPRESAS.COM.AR
